KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Swt. yang telah melimpahkan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir Semester 1 Mata Kuliah Pengantar Informatika yang berjudul “Analisis Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu” dengan baik dan tepat waktu.

Dalam pembuatan laporan ini kami mendapat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih kepada:

1. Anggun Fadhlin Librianti, selaku instruktur yang mengampu mata kuliah Pengantar Informatika dan pembimbing Tugas Akhir Semester 1 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Manufaktur Astra,

2. Dr. Setiyo Indriatin, SpGK., selaku pemilik Apotek Sungai Bambu yang telah mengizinkan kami untuk melakukan analisis sistem informasi di Apotek Sungai Bambu,

3. Semua karyawan Apotek Sungai Bambu yang telah membantu kami dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir Semester 1 mata kuliah Pengantar Informatika dengan memberikan informasi-informasi yang kami butuhkan,

4. Orang tua dan keluarga besar kami, yang telah memberikan dukungan mental, moral, doa, serta semangat, selama proses kami menyelesaikan Tugas Akhir Semester 1 sampai tahap akhir Laporan Tugas Akhir Semester 1 ini dibuat,

5. Seluruh dosen Politeknik Manufaktur Astra yang telah memberikan banyak ilmu kepada kami,

6. Seluruh keluarga Manajemen Informatika angkatan 2017 atas bantuan dan dukungannya,

7. Seluruh keluarga besar HIMA Manajemen Informatika atas pembelajaran dan dukungan yang telah diberikan kepada kami,

8. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah memberikan dukungan kepada kami dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir Semester 1,

Semoga Laporan Tugas Akhir Semester 1 ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca untuk dapat mengetahui Sistem Informasi di Apotek, serta dapat

direalisasikan dengan baik dikemudian hari. Kami telah berusaha yang terbaik dalam penyusunan laporan ini, meskipun demikian kami tetap menerima terhadap kritik dan saran yang membangun untuk memperbaiki ketidaksempurnaan dari laporan yang disusun.

Jakarta, 18 November 2017

Penulis

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pembangunan kesehatan merupakan bagian dari pembangunan nasional, oleh karena itu hidup sehat bagi setiap masyarakat adalah suatu hal yang penting agar dapat mewujudkan derajat kesehatan yang maksimal. Untuk mendapatkan pelayanan dan informasi mengenai pemahaman kesehatan, diperlukan suatu tempat yang dapat digunakan untuk menyalurkan dan memberikan informasi obat yang lengkap kepada masyarakat, salah satunya adalah apotek.

Sesuai dengan keputusan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/Per/X/Tahun 1993 tentang ketentuan dan tata cara Pemberian Izin Apotek, apotek bertujuan untuk melayani kesehatan masyarakat umum. Apotek merupakan pelayanan produk dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan pasien. Banyak sekali transaksi yang diproses setiap harinya dan jenis-jenis obat yang dijual di Apotek Sungai Bambu, sehingga banyak data yang harus dikelola.

Perkembangan teknologi disetiap perusahaaan maupun instansi pada saat ini menuntut kecepatan dalam pengolahan data ataupun pembuatan laporan. Dalam hal ini Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu memiliki beberapa proses bisnis, yaitu pelayanan dokter, penjualan obat resep dan tanpa resep, pemeriksaan dan pemesanan obat, penggajian karyawan, serta obat konsinyasi. Pada Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu ada beberapa bisnis proses yang masih belum efektif karena masih menggunakan dua metode, yaitu pencatatan secara manual lalu disalin ke komputer. Adapun data yang harus dikelola antara lain data penjualan obat, data persediaan obat, dan data pasien untuk pelayanan dokter yang masih menggunakan kertas. Apotek Sungai Bambu merupakan apotek yang berada di daerah Sungai Bambu. Apotek ini merupakan apotek yang cukup banyak didatangi masyarakat untuk membeli obat karena letaknya strategis dan dekat dengan Klinik Pramitha Medika. Selain menyediakan obat juga menyediakan pelayanan Dokter umum, Dokter gigi, Dokter spesialis penyakit dalam, Dokter spesialis anak, Dokter spesialis gizi, dan kebidanan.

Setelah melakukan pengamatan di Apotek Sungai Bambu tersebut, menurut kami apotek tersebut sudah termasuk dalam apotek yang cukup besar. dengan banyak pelanggan, dan semua data pada Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu masih ditangani secara manual dan beberapa menggunakan komputer, sehingga masih belum maksimal dalam pengelolaannya. Kekurangannya adalah lamanya proses dan kemungkinan banyaknya kesalahan yang akan terjadi saat proses penyalinan data ke komputer.

Dalam melakukan aktivitas persediaan obat memerlukan keakuratan data dan tepat waktu saat obat diperlukan demi kepuasan konsumen. Berdasarkan permasalahan yang ada kami menganalisis Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu pada bisnis proses pelayanan dokter, penjualan obat resep dan tanpa resep, pemeriksaan dan pemesanan obat, penggajian karyawan, serta obat konsinyasi. Sehingga berdasarkan analisis kami sangat diperlukan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi pada beberapa bagian proses yang ada dalam Apotek Sungai Bambu untuk mencegah kesalahan yang mungkin terjadi, dan mempercepat proses pengolahan data dan memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaannya.

1.2 Ruang Lingkup

Kegiatan apotek merupakan sebuah kegiatan yang cukup luas dan sangat kompleks. Dalam laporan tugas akhir ini dibahas tentang analisis Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu. Adapun bisnis proses yang ada di Apotek Sungai Bambu adalah bisnis proses pelayanan dokter, penjualan obat, pemeriksaan dan pemesanan obat, penggajian karyawan, serta obat konsinyasi.

Pada proses penjualan obat dikategorikan menjadi dua yaitu penjualan berdasarkan resep dan tanpa resep. Untuk proses pemeriksaan dan pemesanan obat hanya fokus pada proses di dalam apotek yang menggunakan kartu persediaan obat serta melihat data yang ada di komputer sebagai acuan dalam pemesanan obat kepada supplier. Dalam proses penggajian karyawan akan dibahas tentang proses penggajian yang dilakukan berdasarkan jadwal kerja. Untuk proses pelayanan dokter membahas alur proses bagaimana pasien dapat melakukan pemeriksaan di Apotek Sungai Bambu. Sedangkan proses konsinyasi hampir sama dengan proses pemeriksaan dan pelayanan obat, yang membedakan adalah saat proses pembayaran obat konsinyasi dilakukan di akhir setelah obat terjual.

1.3 Tujuan

Setiap kegiatan pasti dilakukan karena tujuan tertentu. Begitu juga dengan penyusunan laporan tugas akhir ini yang berjudul Analisis Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu, tujuan dari analisis ini, yaitu:

a. Menganalisis sistem informasi yang sedang digunakan di Apotek Sungai Bambu.

b. Mengidentifikasi masalah-masalah yang dialami oleh Apotek Sungai Bambu ketika menggunakan sistem informasi yang saat ini sedang digunakan.

Merancang sistem informasi apotek berdasarkan masalah yang telah diidentifikasi.

BAB 2
LANDASAN TEORI

1.1 Data

Informasi mengenai suatu hal didapat karena adanya data, karena data merupakan suatu sumber informasi. Para ahli telah mengemukakan pengertian tentang data. Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.[1]

Jadi, data adalah deskripsi dasar dari benda, peristiwa, aktivitas, serta transaksi yang direkam, dikelompokan, dan disimpan berdasarkan fakta dan konsep yang ada. Namun, belum diolah sehingga masih belum memiliki makna atau nilai. Data dapat berupa angka, huruf, kata, dan lain sebagainya.

1.2 Analisis

Setiap individu memiliki cara berfikirnya masing-masing, dan ini menjadikan perbedaan analisis dari setiap individu tersebut. Para ahli telah mengemukakan pengertian tentang analisis. Analisis adalah kegiatan berpikir untuk menguraikan suatu keseluruhan menjadi komponen sehingga dapat mengenal tanda-tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan fungsi masing-masing dalam satu keseluruhan yang terpadu[2]. Selain itu, Analisis juga dapat diartikan sebagai memecahkan atau menguraikan sesuatu unit menjadi berbagai unit kecil[3]. Jadi analisis adalah cara bagaimana setiap individu berpikir dalam menanggapi sebuah persoalan yang sedang dihadapi untuk menyelesaikan suatu masalah.

1.3 Sistem

Pada dasarnya setiap kegiatan pasti mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Suatu kegiatan dapat berjalan karena adanya suatu sistem. Beberapa ahli mendefinisikan pengertian tentang sistem.

Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang saling berinteraksi untuk melakukan suatu tugas untuk mencapai suatu tujuan[4]. System is defined as a set of interrelated components, with a clearly defined boundary, working together to achieve a common set of objectives by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation process[5]. Jadi, sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan secara terorganisir yang memiliki batasan tertentu untuk saling bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu dengan menerima input dan memprosesnya untuk menghasilkan output. Dalam sebuah sistem terdapat tiga elemen dasar, yaitu:

1. Input, yaitu segala sesuatu yang dimasukkan dalam sistem dan selanjutnya akan diproses.

2. Proses, yaitu bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dimana sebuah masukan bisa menjadi keluaran yang memiliki manfaat atau nilai.

3. Output, yaitu hasil dari pengolahan masukan sehingga bermanfaat atau memiliki nilai.

1.4 Informasi

Pengetahuan merupakan suatu hal yang penting, pengetahuan yang dimiliki seseorang akan bertambah jika informasi yang didapat juga bertambah. Beberapa ahli telah mendefinisikan pengertian informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya[6]. Informasi dapat juga disebut data yang telah dirangkum atau dimanipulasi dalam bentuk lain dengan tujuan untuk mengambil keputusan, misalnya: jumlah suara untuk setiap kandidat yang digunakan dalam menentukan pemenang pemilu[4].

Jadi, informasi adalah hasil pengolahan dari data. Di mana data yang tadinya hanya kumpulan karakter, angka, huruf, simbol, dan lain sebagainya kini setelah diolah menjadi sebuah informasi dapat memiliki makna atau nilai tertentu. Sehingga informasi tersebut dapat dimengerti oleh penerimanya.

1.5 Sistem Informasi

Berdasarkan pengertian sistem dan informasi yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen perangkat lunak, perangkat keras, manusia, dan sumber data yang saling berhubungan secara terorganisir untuk saling bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu dengan menerima input berupa data dan memprosesnya menjadi output yang berupa informasi dalam suatu organisasi tertentu.

1.6 Apotek

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, apotek adalah toko tempat meramu dan menjual obat berdasarkan resep dokter serta memperdagangkan barang medis. Sedangkan apotek berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat. Jadi apotek adalah sarana untuk pengabdian seorang Apoteker dengan melakukan praktik kefarmasian, berupa pembuatan obat yang bermutu baik sesuai standar kefarmasian, pengembangan obat dan bahan obat, pengamanan obat, penyimpanan obat, dan penyaluran obat kepada konsumen.

1.7 Sistem Informasi Apotek

Berdasarkan pengertian sistem informasi dan apotek yang telah dipaparkan sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi apotek adalah sekumpulan komponen perangkat lunak, perangkat keras, manusia, dan sumber data yang ada pada proses bisnis apotek yang saling berhubungan secara terorganisir untuk saling bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan apotek yaitu melayani konsumen dengan melakukan kegiatan berupa penjualan obat, pelayanan dokter, dan lain sebagainya.

1.8 Persediaan

Dalam proses penjualan suatu badan usaha atau perusahaan membutuhkan persediaan dari produk yang diperjualbelikan. Persediaan ditujukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka persediaan ditujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi[7]. Persediaan merupakan barang dagang yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual kepada pelanggan[8]. Jadi, persediaan adalah semua barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang disimpan dengan tujuan untuk dijual kepada konsumen atau pelanggan. Pesediaan merupakan komponen yang sangat penting dalam bisnis di suatu perusahaan, karena persediaan akan memengaruhi kelangsungan hidup perusahaan tersebut.

1.9 Penjualan

Penjualan merupakan sumber pendapatan suatu perusahaan yang akan menentukan apakah perusahaan tersebut mengalami keuntungan atau kerugian. Semakin besar penjualan maka akan semakin besar pula pendapatan yang didapat yang berakibat pada keuntungan yang didapatkan perusahaan tersebut akan semakin besar pula, begitu juga sebaliknya. Penjualan adalah lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa[9]. Penjualan merupakan penjualan barang dengan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasa dilakukan secara teratur[10]. Hal ini dikarenakan penjualan merupakan suatu kegiatan dimana terjadi pembeliaan sesuatu (barang maupun jasa) yang dilakukan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang akan memperoleh uang sebagai alat pembayaraan oleh pihak yang melakukan pembelian sesuatu.

1.10 Penggajian

Setiap manusia pasti memiliki kebutuhan yang harus terpenuhi, dan hampir setiap kebutuhan tersebut dapat terpenuhi karena adanya uang. Sedangkan uang tidak akan diperoleh jika manusia tidak mau berusaha untuk mencarinya. Bekerja adalah salah satu bentuk dari usaha seseorang, sehingga uang akan diperoleh sebagai gaji pekerjaan yang telah dilakukannya. Beberapa ahli telah mengemukakan pengertian tentang penggajian.

Gaji adalah penggajian atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana[11]. Jadi, pengajian adalah suatu kegiatan memberikan pembayaran atas jasa-jasa yang telah dilakukan oleh seorang karyawan. Proses penggajian dilakukan dengan berbagai acuan, seperti daftar absensi, jumlah lemburan, dan lain sebagainya. Biasanya penggajian diberikan setiap satu bulan sekali.

1.11 Obat

Menurut PerMenKes 917/Menkes/Per/x/1993, obat (jadi) adalah sediaan atau paduan-paduan yang siap digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki secara fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosa, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi. Obat adalah zat yang digunakan untuk diagnosis, mengurangi rasa sakit, serta mengobati atau mencegah penyakit pada manusia atau hewan[12].

Obat adalah zat yang terbentuk dari unsur-unsur kimia yang dapat mempengaruhi makhluk hidup, digunakan untuk pencegahan dan penyembuhan terhadap suatu penyakit, pemulihan dan peningkatan kesehatan, serta mengurangi dan menghilangkan rasa sakit sehingga dapat mengembalikan fungsi organ dalam tubuh. Obat merupakan komponen yang sangat penting dan tidak ada yang bisa menggantikan perannya dalam dunia pelayanan kesehatan. Hal ini karena fungsinya yang sangat penting.

1.12 Profil Perusahaan

Apotek Sungai Bambu didirikan sekitar tahun 2004. Apotek Sungai Bambu terletak di Jalan Sungai Bambu Nomor 19, RT.4/RW.6, Kecamatan Tanjung Priok, Kota Jakarta Utara, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 14320. Apotek ini buka setiap hari Senin-Sabtu dari pukul 08.00-21.00 WIB. Bangunan Apotek Sungai Bambu tampak depan dapat dilihat pada Gambar 2.1 Apotek Sungai Bambu.

Apotek Sungai Bambu adalah sebuah layanan kesehatan umum klinik di Tanjung Priok, Jakarta. Berdasarkan analisis yang dilakukan beberapa layanan yang ditangani oleh klinik adalah: Gizi Klinik, Vaksinasi Anak, Konseling, dan Cek Kesehatan. Sesuai pada lampiran A. Surat Persetujuan Analisis Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu bahwa telah dilakukan analisi tentang sistem informasi yang ada pada Apotek Sugai Bambu. Hingga kini Apotek Sungai bambu masih menjalankan kegiatannya sebagai apotek, dengan struktur perusahaan yang bisa dilihat pada Gambar 2.2 Struktur Perusahaan.

Gambar 2 2 Struktur Perusahaan

Seperti perusahaan pada umumnya, Apotek Sungai Bambu dengan kegiatan yang cukup besar memiliki logo perusahaan yang dapat dilihat pada Gambar 2.3 Logo Apotek Sungai Bambu.

Gambar 2 3 Logo Apotek Sungai Bambu

BAB 3
KEADAAN SAAT KINI (CURRENT)

1.1 Proses Secara Keseluruhan

Apotek Sungai Bambu merupakan sebuah apotek yang berada di Jalan Raya Sungai Bambu Nomor 19 RT 09 RW 08, Kecamatan Tanjung Priok, Jakarta Utara. Apotek ini merupakan salah satu apotek yang sudah cukup besar proses bisnisnya. Tidak seperti apotek pada umumnya yang kegiatannya adalah menjual berbagai macam obat-obatan, Apotek Sungai Bambu memiliki banyak kegiatan yang membuat bisnis proses apotek ini semakin besar. Namun prosesnya masih belum efektif, dikarenakan ada proses yang dilakukan dengan manual dan terkomputerisasi.

Berdasarkan wawancara dan survei yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi yang saat ini diterapkan oleh Apotek Sungai Bambu terdiri dari beberapa bisnis proses, yaitu bisnis proses pelayanan dokter, penjualan obat, pemeriksaan dan pemesanan obat, penggajian karyawan, serta obat konsinyasi. Adapun deskripsi alur proses secara keseluruhan, yaitu langkah pertama pasien harus mendaftarkan diri ke kasir dengan membawa kartu identitas, setelah itu kasir akan memasukkan data pasien ke dalam komputer untuk diproses dalam Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu. Kemudian sistem akan menampilkan data pasien yang sudah dimasukkan. Lalu kasir akan memberikan nomor antrean dan dokumen laporan pasien. Contoh dokumen laporan pasien dapat dilihat pada lampiran B Dokumen Pendukung Bisnis Proses , sub bab B.1 Laporan Pasien. Setelah itu pasien akan memberikan nomor antrean dan laporan pasien ke dokter. Kemudian dokter akan memeriksa pasien dan memberikan resep obat serta mengembalikan nomor antrean dan dokumen laporan pasien yang sudah diisi oleh dokter.

data persediaan obat dan harga obat, yang dapat dilihat pada lampiran B Dokumen Pendukung Bisnis Proses , sub bab B.2 Tampilan Data Persediaan dan Harga Obat.

Kasir memberikan obat yang dibutuhkan pasien dan pasien melakukan pembayaran dan akan menerima bukti pembayaran berupa bukti yang diberikan oleh kasir. Selanjutnya kasir akan mencatat data penjualan ke pusat data manual yang berupa buku penjualan seperti yang dapat dilihat pada lampiran B Dokumen Pendukung Bisnis Proses , sub bab B.3 Buku Penjualan. Setelah kasir melakukan pencatatan penjualan, catatan tersebut akan diberikan kepada asisten untuk dimasukkan datanya ke dalam komputer. Data yang dimasukkan oleh asisten dan pusat data manual akan digunakan untuk acuan dalam pemesanan obat ke supplier.

Asisten memberikan laporan pemesanan kepada pemilik apotek untuk meminta persetujuan pemesanan obat ke supplier. Setelah pemilik memberikan persetujuannya maka asisten akan memberikan laporan pemesanan obat kepada supplier. Kemudian asisten akan melakukan proses pembayaran ke supplier, lalu supplier akan memberikan obat pemesanan beserta faktur penjualan kepada asisten lalu supplier akan menerima bukti pembayaran dari asisten. Contoh faktur penjualan dapat dilihat pada lampiran B Dokumen Pendukung Bisnis Proses , sub bab B.4 Faktur Penjualan.

Proses penggajian di apotek dilakukan sesuai dengan jadwal kerja yang telah tersedia di apotek serta tingkatan jabatan yang karyawan miliki. Proses penggajian di Apotek Sungai Bambu masih kurang baik, karena belum ada data absensi fisik . Rekapitulasi absensi dilakukan oleh pemilik apotek, setelah proses rekapitulasi absensi pemilik apotek akan memberikan gaji beserta slip gaji karyawan sesuai dengan data rekapitulasi. Deskripsi alur proses secara keseluruhan untuk lebih jelasnya telah digambarkan dalam sebuah rich picture yang dapat dilihat pada gambar 3.1 Rich Picture Current Process.

Deskripsi alur proses secara keseluruhan ini merupakan gambaran alur bisnis proses Apotek Sungai Bambu yang sesuai dengan keadaan tanpa adanya pilihan yang lain (tidak ada decision). Pada sistem informasi Apotek Sungai Bambu pasien tidak harus memulai dari proses pelayanan dokter, namun bisa dimulai dari proses penjualan obat. Dalam proses penjualan obat di Apotek Sungai Bambu terdapat dua pilihan, yaitu pasien membeli obat menggunakan resep dan tanpa resep. Proses penjualan obat yang terjadi akan mempengaruhi ketersediaan obat di Apotek Sungai Bambu, semakin sering proses penjualan obat terjadi maka ketersediaan obat juga akan semakin berkurang. Oleh karena itu perlu adanya proses pemeriksaan dan pemesanan obat. Selain proses pemesanan obat juag terdapat proses konsinyasi obat. Di mana proses konsinyasi obat hampir sama dengan proses pemesanan obat, yang membedakan adalah waktu pembayaran untuk proses konsinyasi obat diakhir. Deskripsi alur proses di Apotek Sungai Bambu dapat digambarkan menjadi beberapa bisnis proses agar lebih mudah dalam penggambarannya serta pembaca dapat memahami dengan jelas setiap proses yang terjadi di dalam Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu.

1.1 Bisnis Proses Pelayanan Dokter

Dalam rich picture proses pelayanan dokter dapat dilihat pada langkah pertama sampai keenam, dimulai saat pasien mendaftar pemeriksaan dengan memberikan kartu identiasnya kepada kasir, setelah itu kasir memeriksa apakah pasien tersebut sudah pernah melakukan pemeriksaan atau belum. Jika sudah akan keluar laporan pasien sebelumnya. Dan jika belum maka kasir akan memasukkan data pasien berdasarkan kartu identitas yang telah diberikan, sehingga pasien tersebut kini telah memiliki kartu laporan pasien. Setelah itu kasir menempatkan ruang periksa untuk pasien sesuai laporan dari pasien tersebut. Kemudian pasien akan menerima nomor antrean. Ketika gilirannya tiba, laporan pasien tersebut akan diserahkan ke dokter, dan pasien melakukan pemeriksaan. Setelah pemeriksaan pasien selesai, dokter memberikan resep obat ke pasien. Untuk proses selanjutnya sama dengan bisnis proses penjualan obat dengan resep, namun ada sedikit perbedaan di bagian pembayarannya, karena ada tambahan pembayaran untuk pelayanan dokternya. Gambaran bisnis proses pelayanan dokter dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.1 Bisnis Proses Pelayanan Dokter.

1.2 Bisnis Proses Penjualan Obat dengan Resep

Dalam rich picture proses penjualan obat dengan resep dapat dilihat pada langkah ketujuh sampai lima belas, dimulai dengan pemberian resep obat dari pasien ke kasir, kemudian kasir memeriksa persediaan obat apakah obat yang diminta pasien sesuai resep tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia maka resep obat akan dikembalikan ke pasien untuk disimpan oleh pasien tersebut. Sedangkan jika tersedia, maka kasir akan memeriksa harga obat tersebut lewat data yang ada di komputer dan memberikan daftar harganya ke pasien.

Setelah itu kasir memberikan obat tersebut ke pasien. Kemudian pasien melakukan pembayaran ke kasir, jika pasien membutuhkan bukti pembayaran maka kasir akan memberikan bukti pembayaran, namun jika tidak kasir juga tidak akan memberikan bukti pembayaran. Gambaran bisnis proses penjualan obat dengan resep dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.2 Bisnis Proses Penjualan Obat dengan Resep.

1.3 Bisnis Proses Penjualan Obat Tanpa Resep

Dalam rich picture proses penjualan obat tanpa resep tidak digambarkan karena penjualan obat tanpa resep sama dengan penjualan obat dengan resep, namun ada sedikit perbedaan diantara keduanya. Perbedaan tersebut adalah untuk penjualan obat yang tanpa resep tidak ada resep yang diberikan dari pasien ke kasir. Proses pembelian obat dilakukan berdasarkan informasi yang diberikan oleh pasien kepada kasir lewat percakapan diantara keduanya. Gambaran bisnis proses penjualan obat tanpa resep dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.3 Bisnis Proses Penjualan Obat Tanpa Resep.

1.4 Bisnis Proses Menyalin Laporan Penjualan

Dalam rich picture proses menyalin laporan penjualan dapat dilihat pada langkah enam belas dan tujuh belas. Proses penyalinan laporan penjualan ke komputer dilakukan dengan mengambil informasi dari dokumen laporan penjualan yang di buat pada saat proses pelayanan dokter, pembelian obat dengan resep, dan pembelian obat tanpa resep. Ketiga laporan penjualan tersebut akan di salin ke komputer oleh asisten dokter. Gambaran bisnis proses menyalin laporan penjualan dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.4 Bisnis Proses Menyalin Laporan Penjualan.

1.5 Bisnis Proses Pemeriksaan dan Pemesanan Obat

Dalam rich picture proses pemeriksaan dan pemesanan obat dapat dilihat pada langkah delapan belas sampai dua puluh lima. Proses pemeriksaan dan pemesanan obat dimulai dengan pencatatan obat yang habis oleh kasir berdasarkan kartu persediaan obat. Setelah itu catatan persediaan obat diberikan ke asisten dokter. Kemudian asisten dokter akan memeriksa daftar persediaan obat di laporan penjualan dan persediaan obat yang terdapat di komputer dan menyamakannya dengan dengan catatan persediaan obat yang dibuat oleh kasir.

Lalu, asisten dokter akan memasukkan data pemesanan obat. Dan membuat laporan pemesanan obat berdasarkan data pemesanan obat tersebut. Kemudian mencetak laporan pemesanan obat dan memberikan laporan tersebut ke pemilik apotek untuk disetujui. Jika pemilik tidak menyetujui maka laporan pemesanan obat akan dikembalikan ke asisten untuk kemudian disimpan. Sedangkan jika pemilik menyetujui maka laporan pemesanan akan di salin sebanyak 1, salinan tersebut akan disimpan oleh pemilik dan aslinya akan diberikan ke asisten untuk kemudian diberikan ke supplier.

Kemudian supplier akan membuat faktur penjualan obat berdasarkan laporan pemesanan yang telah diberikan oleh pihak apotek. Lalu faktur penjualan obat tersebut diberikan ke asisten dokter beserta obat yang dipesan, sedangkan laporan pemesanannya disimpan oleh supplier. Asisten lalu akan menandatangani faktur penjualan obat tersebut dan memberikannya ke kasir.

Kasir akan melakukan pembayaran dan memberikan bukti pembayaran ke supplier. Sedangkan untuk faktur penjulan obat akan diberikan kembali ke asisten, kemudian asisten akan melakukan pengecekan obat. Jika obat yang dikirim tidak sesuai dengan obat yang dipesan maka asisten dokter akan merekap daftar obat yang tidak sesuai, kemudian memberikan laporan kesalahan ke supplier, lalu supplier akan membuat faktur penjualan obat lagi, dan proses akan kembali seperti sebelumnya.

Proses ini akan terus diulang ketika terjadi kesalahan saat pemesanan obat. Sedangkan jika obat yang dikirim sesuai dengan yang dipesan maka asisten akan membuat laporan pembelian dan memasukkan data obat yang dibeli ke komputer dan mencatat ke kartu persediaan obat. Kemudian asisten akan mencetak laporan pembelian dan memberikannya ke pemilik. Sedangkan kartu persediaan obat akan diberikan ke kasir, lalu kasir akan mengelompokan jenis obat yang sudah terbeli. Gambaran bisnis proses pemeriksaan dan pemesanan obat dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.5 Bisnis Proses Pemeriksaan dan Pemesanan Obat.

1.6 Bisnis Proses Penggajian Karyawan

Dalam rich picture proses penggajian dokter dapat dilihat pada langkah dua puluh enam. Penggajian karyawan diberikan berdasarkan rekap absensi yang dilakukan oleh pemilik apotek sesuai dengan jadwal kerja yang telah ditetapkan. Rekapan absensi tersebut menjadi dasar pemilik dalam membuat daftar gaji. Setelah membuat daftar gaji, pemilik kemudian membuat slip gaji dan menyalin slip gaji tersebut. Salinan slip gaji akan disimpan oleh pemilik, sedangkan slip gaji asli akan diberikan bersama gaji ke karyawan. Gambaran bisnis proses penggajian karyawan dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.6 Bisnis Proses Penggajian Karyawan.

1.7 Bisnis Proses Obat Konsinyasi

Dimulai saat supplier memberikan daftar obat dan obat ke asisten dan asisten memberikan daftar obat dan obat tersebut ke kasir. Kemudian kasir akan melakukan pemeriksaan obat apakah obat yang dikirim supplier rusak atau tidak. Jika obat rusak, maka obat yang rusak akan diberikan kepada asisten untuk kemudian diberikan ke supplier.

Sedangkan jika obat tidak rusak, maka kasir akan mencatat detail obat konsinyasi, kemudian memberikan dokumen detail obat konsinyasi tersebut ke asisten. Kemudian asisten memberikan laporan tersebut ke supplier. Setelah itu supplier akan membuat faktur penjualan, untuk kemudian diberikan kepada asisten dokter, lalu faktur penjualan tersebut akan disimpan oleh asisten dokter.

Sedangkan detail obat konsinyasi akan diberikan lagi ke asisten, kemudian asisten akan memasukkan daftar detail obat konsinyasi ke komputer. Kemudian asisten akan merekan penjualan obat konsiyasi dengan melihat data dari hasil masukkan detail obat konsinyasi serta laporan penjualan dan persediaan obat. Setelah melakukan rekap, asisten akan melakukan pembayaran dengan menyerahkan uang dan bukti pembayaran ke supplier. Kemudian bukti pembayaran dan uang tersebut akan disimpan oleh supplier.

Proses bisnis pada obat konsinyasi hampir sama dengan proses bisnis pemesanan obat hanya saja yang membedakan pada saat proses pembayarannya yang dilakukan diakhir ketika supplier datang lagi untuk mengecek obat yang terjual. Gambaran bisnis proses obat konsinyasi dapat dilihat pada lampiran C Bisnis Proses Keadaan Saat Kini (Current), sub bab C.7 Bisnis Proses Obat Konsinyasi.

BAB 2 KEADAAN SETELAH PENGEMBANGAN (IMPROVEMENT)

2.1 Proses Keseluruhan Setelah Pengembangan (Improvement)

Setelah dilakukan analisa terhadap Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu, ada beberapa masalah yang ditemukan, yaitu kurang efektifnya kinerja pada proses bisnis, sehingga ada beberapa bagian yang sebaiknya dilakukan pengembangan, hal ini supaya Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu semakin baik, dan tidak ada lagi proses yang kurang efektif. Pengembangan yang dilakukan terhadap Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu, yaitu :

2.1.1 Penghilangan Pusat Data Manual

Setelah dilakukan analisis mengenai Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu masih ada proses yang dirasa kurang efektif karena pada beberapa proses masih ada yang menggunakan pusat data manual dan terkomputerisasi sehingga mengakibatkan kerja karyawan menjadi lebih lama karena pekerjaan dilakukan dua kali, yaitu pencatatan secara manual kemudian disalin ke komputer. Proses ini dapat berpengaruh terhadap produktifitas karyawan dan dapat memperbesar peluang kesalahan dalam menyalin data. Hal ini dikarenakan pekerjaan dilakukan dua kali akan membutuhkan waktu yang lebih banyak, sehingga waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lainnya digunakan untuk menyalin data. Penghilangan pusat data manual akan mengurangi biaya pembelian kertas, sehingga berpengaruh terhadap pengeluaran apotek.

2.1.2 Penghilangan Proses Menyalin Data ke Komputer

Penghilangan pusat data manual dapat mengakibatkan tidak adanya proses menyalin data ke komputer. Produktivitas karyawan menjadi semakin meningkat karena waktu yang dulunya untuk menyalin data ke komputer dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lainnya. Pada proses bisnis setelah adanya penghilangan proses menyalin data ke komputer ini, karyawan hanya perlu

memasukkan data penjualan obat ke dalam program aplikasi komputer yang tersedia di Apotek Sungai Bambu.

2.1.3 Penambahan Bukti Penjualan Obat

Saat ini Apotek Sungai Bambu memberikan bukti penjualan obat hanya kepada pasien yang meminta bukti penjualan obat sedangkan pasien yang tidak meminta bukti obat tidak mendapatkan bukti penjualan obat. Oleh karena itu, perlu adanya penambahan bukti penjualan obat yang harus diberikan kepada setiap pasien agar setiap transaksi antara penjual dan pembeli dapat tercatat dengan baik serta dapat meningkatkan kepuasan pasien. Bukti penjualan obat yang dimaksud adalah bukti yang tercetak secara otomatis setelah kasir memasukkan data penjualan ke komputer.

Kepuasan pasien dapat meningkat karena dengan adanya bukti penjualan obat, pasien dapat melihat harga dan nama obat yang dibeli serta dapat dijadikan bukti bahwa obat tersebut dibeli dari Apotek Sungai Bambu. Dengan adanya bukti berupa bukti pembayaran, misalnya ada hal yang dirasa salah seperti obat yang kadaluarsa, kesalahan pengambilan obat yang dilakukan oleh karyawan dan efek samping obat yang berlebihan dan berbahaya bagi pasien, pasien tersebut dapat melakukan tindak lanjut karena ada bukti yang kuat. Kepuasan pasien meningkat sehingga semakin pasien akan menjadi pelanggan setia Apotek Sungai Bambu.

2.1.4 Penambahan Absensi Karyawan

Proses penggajian di Apotek Sungai Bambu berdasarkan kehadiran karyawan serta tingkat jabatan karyawan di apotek. Saat ini proses penggajian kurang tertata dengan baik karena tidak ada pencatatan absensi karyawan. Karena tidak ada pencatatan absensi karyawan dapat meningkatkan kesalahan dalam pemberian gaji, serta kurang aktualnya data sehingga dilakukan penambahan absensi karyawan. Absensi karyawan ini dimasukkan dalam komputer menggunakan program aplikasi microsoft excel sehingga memudahkan dalam proses rekapitulasi data karena pemilik apotek tidak perlu lagi menghitung secara manual karena di dalam microsoft excel sudah tersedia fungsi untuk melakukan penghitungan, selain itu dengan rekapitulasi secara terkomputerisasi dapat meminimalisir kesalahan dalam pemberian gaji. Penambahan absensi ini dapat juga digunakan untuk melakukan evaluasi kehadiran karyawan dalam jangka panjang karena data absensi disimpan di dalam komputer, evalusi ini dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan serta dapat digunakan sebagai acuan dalam pemberian bonus kerja untuk memberikan motivasi karyawan agar semakin meningkatkan kinerjanya.

Setelah adanya beberapa pengembangan yang telah dijelaskan, deskripsi proses bisnis secara keseluruhan di Apotek Sungai Bambu, yaitu langkah pertama pasien harus mendaftarkan diri ke kasir dengan membawa kartu identitas, setelah itu kasir akan memasukkan data pasien ke dalam komputer untuk diproses dalam sistem informasi Apotek Sungai Bambu. Kemudian sistem akan menampilkan data pasien yang sudah dimasukkan. Lalu kasir akan memberikan nomor antrean dan dokumen laporan pasien. Setelah itu pasien akan memberikan nomor antrean dan laporan pasien ke dokter. Kemudian dokter akan memeriksa kondisi pasien dan memberikan resep obat serta mengembalikan nomor antrean dan dokumen laporan pasien yang sudah diisi oleh dokter.

Pasien memberikkan nomor antrean, laporan pasien, dan resep obat ke kasir. Selanjutnya kasir akan memeriksa persediaan obat dan harga obat melalui sistem informasi yang ada di apotek, sistem informasi apotek akan menampilkan data persediaan obat dan harga obat. Lalu, kasir memberikan obat yang dibutuhkan pasien dan pasien melakukan pembayaran dan akan menerima bukti pembayaran berupa bukti yang diberikan oleh kasir. Selanjutnya kasir akan memasukkan data penjualan ke sistem. Data penjualan yang telah dimasukkan ke sistem akan digunakan oleh asisten untuk membuat laporan pemesanan ketika akan menambah persediaan obat.

Proses penggajian di apotek dilakukan berdasarkan data absensi yang dimasukkan oleh karyawan ke komputer. Data absensi tersebut akan ditampilkan ke pemilik untuk dijadikan sebagai acuan dalam pemberian gaji. Setelah melihat data absensi kemudian pemilik akan memberikan gaji ke karyawan bersama dengan slip gaji. Deskripsi alur proses secara keseluruhan setelah dilakukan pengembangan untuk lebih jelasnya telah digambarkan dalam sebuah rich picture yang dapat dilihat pada gambar 4.1 Rich Picture Improvement Process.

Gambar 4 1 Rich Picture Improvement Process.

Beberapa pengembangan yang dilakukan seperti yang telah dijelaskan, mempengaruhi proses bisnis yang ada di Apotek Sungai Bambu, berikut ini adalah diskripsi setiap proses setelah adanya pengembangan Sistem Informasi Apotek Sungai Bambu.

2.2 Bisnis Proses Pelayanan Dokter

Dalam rich picture proses pelayanan dokter dapat dilihat pada langkah pertama sampai keenam. Proses pelayanan dokter dimulai saat pasien mendaftar pemeriksaan dengan memberikan kartu identiasnya kepada kasir, setelah itu kasir memeriksa apakah pasien tersebut sudah pernah melakukan pemeriksaan atau belum. Jika sudah akan keluar laporan pasien sebelumnya. Dan jika belum maka kasir akan memasukkan data pasien berdasarkan kartu identitas yang telah diberikan, sehingga pasien tersebut kini telah memiliki kartu laporan pasien. Setelah itu kasir menempatkan ruang periksa untuk pasien sesuai laporan dari pasien tersebut. Kemudian pasien akan menerima nomor antrean. Ketika gilirannya tiba, laporan pasien tersebut akan diserahkan ke dokter, dan pasien melakukan pemeriksaan. Setelah pemeriksaan pasien selesai, dokter memberikan resep obat ke pasien. Untuk proses selanjutnya sama dengan bisnis proses penjualan obat dengan resep, namun ada sedikit perbedaan di bagian pembayarannya, karena ada tambahan pembayaran untuk pelayanan dokternya. Gambaran bisnis proses pelayanan dokter dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.1 Bisnis Proses Pelayanan Dokter.

2.3 Bisnis Proses Penjuaan Obat Dengan Resep

Dalam rich picture proses penjualan obat dengan resep dapat dilihat pada langkah ketujuh sampai keempat belas. Proses penjualan obat dengan resep dimulai dengan pemberian resep obat dari pasien ke kasir, kemudian kasir memeriksa persediaan obat apakah obat yang diminta pasien sesuai resep tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia maka resep obat akan dikembalikan ke pasien untuk disimpan oleh pasien tersebut. Sedangkan jika tersedia, maka kasir akan memeriksa harga obat tersebut lewat data yang ada di komputer dan memberikan daftar harganya ke pasien.

Jika pasien tidak setuju dengan harga obat maka resep akan disimpan oleh pasien. Sedangkan jika pasien setuju dengan harga obat, maka resep obat akan diberikan ke kasir untuk kemudian diberikan ke asisten dokter. Lalu asisten dokter akan mencari obat sesuai dengan resep yang diberikan, kemudian memberikan obatnya ke kasir, lalu kasir memasukkan data penjualan obat komputer dan memberikan obat nya ke pasien. Kemudian pasien melakukan pembayaran dan akan menerima bukti pembayaran dari kasir. Gambaran bisnis proses penjualan obat dengan resep dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.2 Bisnis Proses Penjualan Obat dengan Resep.

2.4 Bisnis Proses Penjualan Obat Tanpa Resep

Dalam rich picture proses penjualan obat tanpa resep tidak ada penggambarannya, karena proses penjualan obat tanpa resep hampir sama dengan penjualan obat dengan resep, namun ada sedikit perbedaan diantara keduanya. Perbedaan tersebut adalah untuk penjualan obat yang tanpa resep tidak ada resep yang diberikan dari pasien ke kasir. Proses pembelian obat dilakukan berdasarkan informasi yang diberikan oleh pasien kepada kasir lewat percakapan diantara keduanya. Gambaran bisnis proses penjualan obat tanpa resep dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.3 Bisnis Proses Penjualan Obat Tanpa Resep.

2.5 Bisnis Proses Pemeriksaan dan Pemesanan Obat

Bisnis proses pemeriksaan dan pemesanan obat di Apotek Sungai Bambu setelah adanya pengembangan adanya sistem yang terkomputerisasi secara keseluruhan dalam pencatatan penjualan obat menjadi lebih mudah dan efektif, hal ini dikarenakan data penjualan yang sudah dimasukkan sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan dalam pemesanan barang sehingga asisten tidak perlu melakukan rekapitulasi secara manual. Data penjual tersebut didapat dari data penjualan obat pada proses pelayanan dokter dan penjualan obat menggunakan resep maupun tanpa resep. Setelah asisten mendapatkan data persediaan obat dari sistem asisten memasukan data pemesanan obat yang ingin dibeli ke komputer untuk digunakan sebagai acuan dalam membuat laporan pemesanan obat , setelah membuat laporan pemesanan obat laporan tersebut dicetak untuk diberikan persetujuan pembelian obat ke pemilik apotek, jika laporan tersebut tidak mendapat persetujuan pemesanan obat maka laporan tersebut akan dikembalikan lagi ke asisten lalu disimpan oleh asisten. Namun, jika laporan pemesanan tersebut disetujui maka akan asisten akan memberikan laporan tersebut kepada supplier. Supplier akan memberikan faktur penjualan ke asisten dan memberikan obat yang sesuai dengan daftar pesanan yang ada di laporan pemesanan obat. Faktur penjualan tersebut ditandatangani oleh asisten kemudian diberikan ke kasir untuk proses pembayaran kasir dan bukti pembayaran dibuat oleh kasir kemudian diberikan kepada supplier.

Proses pemeriksaan kesesuaian obat yang dibeli dilakukan oleh asisten, apabila obat tidak sesuai dengan pesanan obat tersebut akan dikembalikan ke supplier. Namun, apabila obat sudah sesuai pesanan maka akan dibuat laporan pembelian. Laporan pembelian tersebut dicetak dan disalin rangkap dua, laporan pertama diberikan untuk pemilik apotek dan laporan yang kedua digunakan kasir untuk mengelompokkan jenis obat saat penyimpanan obat di dalam apotek. Gambaran bisnis proses pemeriksaan dan pemesanan obat dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.4 Bisnis Proses Pemeriksaan dan Pemesanan Obat.

2.6 Bisnis Proses Penggajian Karyawan

Proses penggajian setelah adanya pengembangan sistem adalah dengan menggunakan bantuan aplikasi microsoft excel, dimana data absensi dilakukan ssetiap hari dan rekapitulasi dapat dilakukan secara terkomputerisasi dengan fasilitas yang ada di microsoft excel. Setelah mendapatkan data absensi secara otomatis pemilik akan mendapatkan besarnya gaji karyawan, lalu pemilik membuat slip gaji karyawan dan mencetaknya. Slip gaji tersebut dicetak rangkap dua, slip gaji pertama diberikan kepada karyawan saat penggajian dan yang kedua untuk arsip pemilik. Gambaran bisnis proses penggajian karyawan dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.5 Bisnis Proses Penggajian Karyawan.

2.7 Bisnis Proses Obat Konsinyasi

Sedangkan detail obat konsinyasi akan diberikan lagi ke asisten, kemudian asisten akan memasukkan daftar detail obat konsinyasi ke komputer. Kemudian asisten akan merekan penjualan obat konsiyasi dengan melihat data dari hasil inputan detail obat konsinyasi serta data penjualan obat yang terdapat dalam sistem informasi apotek. Setelah melakukan rekap, asisten akan melakukan pembayaran dengan menyerahkan uang dan bukti pembayaran ke supplier. Kemudian bukti pembayaran dan uang tersebut akan disimpan oleh supplier.

Proses bisnis pada obat konsinyasi hampir sama dengan proses bisnis pemesanan obat hanya saja yang membedakan pada saat proses pembayarannya yang dilakukan diakhir ketika supplier datang lagi untuk mengecek obat yang terjual. Gambaran bisnis proses obat konsinyasi dapat dilihat pada lampiran D Bisnis Proses Keadaan Setelah Pengembangan (Improvement) , sub bab D.6 Bisnis Proses Obat Konsinyasi.

Sunday, December 16, 2018

ANALISIS SISTEM INFORMASI APOTEK SUNGAI BAMBU

BAB 2 LANDASAN TEORI

BAB 3 KEADAAN SAAT KINI (CURRENT)

No comments:

Post a Comment

Subscribe

Contact Form

BAB 2
LANDASAN TEORI

BAB 3
KEADAAN SAAT KINI (CURRENT)